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Il n'existe pas qu’une seule bonne manière de gérer et d'organiser son quotidien pour être plus productif. Organiser son travail au quotidien est un vrai défi, car on est vite submergé par les mails, les dossiers, les listes de tâches… De nos jours, il est difficile de travailler sans être interrompue par une distraction. Alors, comment reprendre le dessus sur ses tâches et se concentrer sur l'essentiel ?

Découvrez 8 conseils à mettre en œuvre pour que vous puissiez mieux gérer votre travail au quotidien et gagner en efficacité.

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Organiser son travail : 8 actions clés à mettre en place

Organiser son travail, c'est mettre en place différentes actions dans le but d'atteindre ses objectifs personnels et professionnels… Mais par où commencer ?

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1. Organiser son espace de travail

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Vous ne pouvez pas être efficace au travail si votre environnement n'y est pas propice. En effet, l'environnement dans lequel vous travaillez joue un rôle important dans votre productivité et votre efficacité. Il est important que celui-ci soit agréable, fonctionnel, propre et bien éclairé. Un espace de travail optimal contribue grandement à votre bien-être général et vous évitera toute distraction inutile.

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Que ce soient vos outils de travail, l’espace dans lequel vous vous trouvez, ou encore vos équipements (siège, bureau, …), être dans un environnement propice au travail et à la concentration sera l’élément le plus bénéfique. Surtout si vous remarquez que vous avez tendance à vous disperser.

Et si votre espace de travail a tendance à être désordonné, prenez 5 minutes pour le ranger et le réorganiser. Ceci aura un impact sur votre concentration mentale et votre état d’esprit.

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L'organisation est de ce fait la première étape vers la productivité et l'efficacité, que ce soit pour vos documents, vos outils ou votre espace de travail en général.

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2. Éviter les distractions inutiles

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Pour travailler efficacement, vous devez être pleinement concentré sur votre travail et ne pas vous laisser distraire.

Une source de distraction peut prendre plusieurs formes :

Notifications
Réunions imprévues
Interruptions de collègues
Réseaux Sociaux
Téléphone
Outils
...

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En moyenne, nous basculons jusqu'à 25 fois par jours en 10 applications. Désactiver les notifications, autant sur votre téléphone que votre ordinateur, vous permettra de rester concentré sur la tâche en cours. L’option type “ne pas déranger” vous permet sans application supplémentaire de bloquer temporairement les notifications, les réunions…

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Concernant les réunions imprévues, il est nécessaire d'établir des règles claires : limite de durée, de participants… Vous pouvez aussi utiliser une politique "ne pas déranger" pour signaler que vous ne souhaitez pas être dérangé pour une certaine durée, cela vous aidera à réduire les interruptions inutiles.

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3. Mettre en place une routine de travail

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Développer une routine qui vous est propre vous permettra de mieux travailler au quotidien. Se créer des habitudes et planifier son travail est le meilleur moyen d'atteindre ses objectifs tant personnels que professionnels.

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La première étape pour mettre en place une routine de travail est de s'y prendre en avance. Organisez-vous la veille, vous ne devez pas arriver au bureau sans savoir ce que vous avez à faire et sans connaître vos priorités. Structurer votre journée vous permet d'être efficace dès le début de la journée et vous évite de vous perdre dans vos tâches.

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💡Tips : Lorsque vous planifiez votre journée, opter pour des plages horaires de 30 minutes, 1 heure ou 2 heures. Laissez-vous aussi des créneaux libres pour d'éventuels imprévus.

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Vous pouvez aussi démarrer plus tôt votre journée de travail. Pourquoi ne pas commencer sa matinée par un peu de lecture, de sport ou une séance d'étirements avant d'attaquer la journée ? Adopter une "morning routine" avant d'aller au travail vous permet de prendre du temps pour vous et d'être plus détendu. Votre productivité et votre efficacité s'en retrouveront indéniablement impactées de manière positive.

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À la fin de votre journée, si vous n'avez pas fini tout ce que vous aviez à faire, cela signifie que vous avez mal estimé le temps requis pour une ou plusieurs tâches, ou que vous avez mis trop de temps pour certaines missions. Dans ce cas, adaptez mieux les plages horaires pour les prochaines fois, et n'oubliez pas de reporter les tâches non terminées au jour suivant.

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4. Hiérarchisez et organisez vos tâches

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Déterminer ses priorités avant d'établir son planning de travail est nécessaire. Il vous faut connaître l'importance de vos tâches, leur échéance et leur degré d'urgence, quelle que soit votre manière de travailler.

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💡 Tips : Pensez aussi à bien catégoriser vos missions et leur attribuer un statut selon l'état d'avancement des différentes tâches.

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En ayant priorisé vos missions, vous pourrez alors établir votre planning selon leur ordre d'importance, ce qui vous aidera à savoir par où commencer. Pour suivre l’état d’avancement de vos tâches, les dates d’échéances ou encore les personnes associées à vos tâches, vous pouvez mettre en place des outils internes comme Asana, Trello, ou encore Monday.

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5. Prenez des pauses

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Votre capacité de concentration n'est pas infinie. Pour votre propre bien-être et pour booster votre efficacité, faire des pauses est au contraire bénéfique à votre efficacité et à votre productivité.

Pour rester concentré, votre cerveau a besoin de temps de repos. Et si vous avez du mal à vous accorder des pauses, programmer les sur votre agenda. Le burnout est un cercle vicieux, dans lequel vous ne pouvez plus vous arrêter de travailler. Vous lever, faire des étirements, ou encore prendre un café, peuvent faire partie de courtes pauses, hautement bénéfiques.

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Attention cependant à ne pas éterniser vos pauses ou en prendre toutes les heures. Il ne doit pas être question d'abus délibéré ou de mauvaise compréhension des temps de pause.

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💡Tips : La réalisation de teambuilding en entreprise est aussi un bon moyen de souder et de renforcer le bien-être d’une équipe. Rappelez-vous qu’un collaborateur heureux sera au quotidien plus efficace et productif dans son travail.

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6. Utiliser des outils

Les outils digitaux peuvent vous aider à améliorer votre efficacité et votre productivité. Applications mobiles ou sites internet, ces derniers peuvent vous faciliter. Voici 6 exemples d'outils pour mieux travailler au quotidien.

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Asana

Asana aide les équipes à mieux s'organiser au quotidien, en regroupant le travail de plusieurs collaborateurs au sein d'une plateforme 100 % personnalisable. C'est un bon outil pour fluidifier la communication et le travail au sein d'une équipe pour des projets de courtes ou longues durées.

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Slack

Slack vous permet de communiquer plus facilement, et de centraliser outils et messages sur une seule plateforme. Vous pouvez envoyer des messages aux personnes internes ou externes à votre organisation et collaborez comme vous le feriez dans un bureau.

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Calendly

Calendly est une plateforme d'automatisation qui permet de planifier automatiquement des réunions avec des clients, partenaires et collaborateurs. Votre organisation et la gestion de vos rendez-vous sont simplifiées, ce qui vous permet de gagner du temps au quotidien.

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Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Il vous permet de rassembler vos tâches, vos coéquipiers et vos outils. Son organisation des projets est basée sous forme de planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Celles-ci sont assignables à des utilisateurs et sont mobiles d'une planche à l'autre.

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Notion

Notion est une application qui regroupe plusieurs outils, pour vous permettre de mieux vous organiser au quotidien : prise de note, stockage, to do list, wikipédia interne, ressources… Ce logiciel peut être utilisé pour un usage individuel ou en collaboration avec d'autres.

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Monday

Monday est une plateforme de gestion et d'organisation du travail qui vous permet d'améliorer la synchronisation, l'efficacité et la productivité de votre équipe. En un seul coup d'œil, vous pouvez visualiser les tâches en cours, les tâches urgentes et celles qui sont terminées.

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7. Éviter le multitâche et apprenez à déléguer

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Être sur plusieurs tâches en même temps ne vous rendra pas plus efficace, au contraire. Faire une chose à la fois est bien plus conseillé si vous voulez éviter de vous disperser.

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Avant de passer à une nouvelle tâche, finissez celle que vous êtes en train de faire et concentrez-vous uniquement sur celle-ci.

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Et si vos tâches et priorités sont bien définies, vous pourrez facilement vous rendre compte si un travail ne correspond pas aux priorités actuelles. Dire non et déléguer n’est pas évident, mais si le travail ne correspond pas aux besoins actuels ou que vous êtes déjà bien occupé, vous serez en mesure de justifier votre choix.

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8. Évaluer et ajuster sa méthode de travail en continu

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Vos besoins changent avec le temps, et les bonnes méthodes de travail aussi. Évaluer et ajuster sa méthode de travail en continu est donc inévitable. En prenant exemple sur les autres, vous trouverez peut-être une méthode plus adaptée que celle que vous utilisez aujourd’hui. Et si vos méthodes sont efficaces, pourquoi ne pas essayer de l’améliorer au fur et à mesure ?

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Savoir bien travailler n'est pas chose aisée et conseils que nous avons abordés peuvent vous sembler difficiles à mettre en place. Seulement, l'organisation au travail est ce qui vous permettra d'atteindre vos objectifs personnels et professionnels.

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Prenez-donc le temps de mettre en place les différentes actions ci-dessus, non pas de façon mécanique, mais de manière méticuleuse, de telle façon à ce qu'elles s'adaptent à votre cas spécifiquement.

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