Optimiser sa gestion administrative

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Comment optimiser la gestion administrative de son entreprise pour gagner du temps et être plus performant ? Pour répondre à toutes vos questions, on vous donne de nombreux conseils et outils pour optimiser votre gestion administrative.

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Qu'est-ce que la gestion administrative ?

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En entreprise, la gestion administrative désigne l'ensemble des formalités et tâches légalement obligatoires pour se conformer à la loi et à ses objectifs stratégiques. 

La gestion administrative englobe différents domaines : 

• La comptabilité : factures, paiement des cotisations sociales, paiements des impôts, relances clients ...
• Les ressources humaines : fiches de paie, remplacements, embauches, licenciements, suivi des formations, charges sociales, gestion des litiges, fins de contrats ...
• Les achats et ventes : gestion des stocks, commandes, livraisons, SAV ...

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Objectifs de l’optimisation de la gestion administrative d’une entreprise

Sans une bonne gestion administrative, une entreprise ne peut fonctionner correctement et évoluer dans le temps. L'optimisation de la gestion administrative vise donc plusieurs objectifs :

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Gain de temps

Ne pas consacrer assez de temps à son activité peut être fatal pour votre entreprise. Il est ainsi essentiel de savoir gérer son temps et sa gestion administrative pour ne pas perdre du temps sur des tâches chronophages. 

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🔍 Exemple : Bien qu'étant une tâche obligatoire sur le plan légal, la comptabilité vous a pris toute une matinée, ce qui vous a fait prendre du retard sur toutes vos autres tâches. Vous n'avez donc pas su gérer votre temps.

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Réalisation d'économies

Réaliser des économies est l'un des grands objectifs de l'optimisation de la gestion administrative. Si vous prenez le temps de bien faire les choses et de mettre en place de bonnes pratiques au sein de votre entreprise, vous augmenterez votre productivité et votre efficacité.

Vendre vos produits et/ou vos services, c'est ce qui vous fait gagner de l'argent, c'est votre objectif principal. 

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Tout le monde connaît l'expression "le temps, c'est de l'argent”, ça n'a jamais été aussi vrai. Le temps que vous perdez avec une gestion administrative complexe, c'est autant de temps de perdu pour faire autre chose. Une mauvaise gestion administrative est donc source de pertes financières. Ne pas optimiser sa gestion administrative et mal gérer ses formalités et ses tâches peut aussi vous faire perdre de l'argent.

🔍 Exemple : Vous n'avez pas réalisé à temps certaines démarches de vos obligations fiscales, ce qui vous oblige à payer des pénalités de retard.

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Gain de productivité

Rappelons-nous que l'optimisation de la gestion administrative vise l'efficacité et la performance. Une bonne organisation administrative vous permet donc de vous assurer du maintien de votre productivité. 

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🔍 Exemple : En vous fixant des objectifs, des plans de travail ou des priorités, vous mettez en place des bonnes pratiques au sein de votre entreprise. Celles-ci vous permettent au quotidien d'améliorer votre productivité.

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Gagner en sérénité

Bien gérer ses tâches administratives de manière optimale est essentiel si vous souhaitez gagner en sérénité et ne pas crouler sous les tâches administratives.

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🔍 Exemple : Vous n'avez pas su organiser votre emploi du temps pour y intégrer tous les travaux administratifs à faire. Il vous faut donc travailler plus, et plus vite, ce qui est source de stress.

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Tous ces objectifs répondent à plusieurs enjeux : la rapidité, la fiabilité, la fiabilité et la réduction des coûts. Pour améliorer votre gestion, vous devez être conscients de tous ces enjeux.

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Quelles astuces pour optimiser sa gestion administrative ?

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L'évolution de votre entreprise ne doit pas être impactée par une mauvaise gestion administrative. Mais alors comment améliorer sa gestion ? Pour vous aider, voici quelques conseils.

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L'organisation

L'organisation, c'est la clé ! C'est ce qui vous permettra en grande partie d'avoir une gestion administrative optimisée, et elle sera indispensable pour votre business. Et pour être bien organisé, il est essentiel de mettre en place au quotidien certaines bonnes pratiques.

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Prioriser ses missions

Est-ce que c'est urgent ? Quelle est la deadline ? Je devrais faire ça en premier ? Nous nous sommes déjà tous au moins une fois posé ces trois questions. Pour ne plus devoir se les poser, il vous fait prioriser vos missions. 

Vous pouvez par exemple leur donner un ordre d'importance comme celui-ci :

• Faible
• Moyen
• Important 
• Urgent

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💡 Tips : Pensez aussi à bien catégoriser vos missions et leur attribuer un statut selon l'état d'avancement des différentes tâches. Une bonne organisation administrative est primordiale pour se repérer facilement et gérer au mieux ses tâches.

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Travailler avec un outil de gestion de projet

Pour ne rien oublier, nous vous conseillons d’utiliser un outil de gestion de projet pour vos tâches les plus importantes. Cela vous aidera aussi à planifier votre activité.

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💡Bon à savoir : Des alertes peuvent être mises en place sur la boîte mail, la messagerie d'entreprise ou encore sur des outils de planifications comme Asana, Monday ou Trello.

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Tenir un planning de vos échéances

Vous utilisez sûrement un planning pour vos tâches et vos rendez-vous du quotidien. Alors pourquoi ne pas en utiliser un pour vos échéances administratives ?

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Toutes ces formalités obligatoires sont importantes, alors il ne vaut mieux pas les oublier. Pour avoir l'esprit tranquille, vous pouvez donc vous créer un planning spécifique pour vos échéances et projets, que vous pourrez partager avec d'autres personnes si nécessaire.

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Créez des indisponibilités dans votre agenda pour les tâches administratives

Pour traiter vos tâches administratives, vous pouvez vous dédier des plages horaires spécifiques dans votre agenda pour ne pas être dérangé.

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Gagnez du temps dans la gestion de vos e-mails

Pour gérer au mieux vos e-mails, vous pouvez vous consacrer plusieurs moments dans la journée pour les consulter. Distinguez aussi les mails urgents auxquels vous devez répondre immédiatement de ceux qui ne le sont pas.

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Déléguez et externalisez votre comptabilité et votre gestion administrative

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La gestion administrative prend du temps, et requiert souvent des connaissances et des moyens. Vous avez donc la possibilité d'externaliser votre gestion administrative en sollicitant un cabinet d'expertise. Ils s'occuperont de vous accompagner aux quotidiens pour vos formalités :

• Note de frais
• Suivi de trésorerie
• Contrats de travail
• Relances
• Factures
• Bulletins de paie
• Conception d'un prévisionnel
• ...

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Pour vous, cela signifie un gain de temps considérable, une expertise professionnelle, un coût moindre par rapport à l'embauche d'une personne dédiée à l'administratif, et plus de sérénité au quotidien. Vous pourrez donc vous consacrer pleinement à votre métier.

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La dématérialisation 

En dématérialisant votre gestion administrative, vous pourrez consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour vous et votre entreprise.

L’heure est au “zéro papier”, en digitalisant votre gestion administrative et vos tâches vous pourrez bénéficier de nombreux avantages : 

• Gain de place
• Disponibilité sur tous vos appareils 
• Documents stockés sur un espace sécurisé
• Organisation simplifiée

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💡 Bon à savoir : Notez que si vous avez peur de vous perdre avec tous les mots de passe et identifiants d’accès aux différentes plateformes, il existe des applications et des extensions de gestion de mot de passe, directement disponibles sur vos navigateurs internet.

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La maîtrise des finances

Avoir une bonne gestion administrative vous permet de garder un œil sur vos finances. Pour maîtriser votre trésorerie, il convient de faire un rapprochement bancaire. Vous pourrez ainsi contrôler efficacement votre comptabilité, vos mouvements de trésorerie et votre solde en banque.

Les banques peuvent aujourd'hui faire une partie du travail pour vous et vous faciliter la vie au quotidien.

💡 Bon à savoir : Le rapprochements bancaire peut vous permettre de détecter des vols, des erreurs de comptabilisation, des commissions ...

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Gestion administrative : les outils indispensables

Pour vous aider dans votre processus d'optimisation de gestion administrative, nous vous avons listé 20 outils pour vous accompagner dans vos missions du quotidien.

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Qonto

Qonto vous permet de suivre et gérer vos finances via une application 100% web. Cela signifie un véritable gain de temps dans vos démarches bancaires, une gestion de la comptabilité avec plus de 80 outils et un outil de facturation disponible.

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Agicap

Agicap vous aide à piloter votre trésorerie en temps réel, et vous accompagne dans la gestion et le paiement des factures fournisseurs et des relances clients. Cet outil s’intègre avec vos banques, outils comptables et outils de facturation.

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Payfit

PayFit vous accompagne dans la gestion de la paie à la fin du mois et la gestion du temps de travail des salariés. Vous pouvez aussi suivre en temps réel la masse salariale et ajouter de nouveaux collaborateurs dans la base de données.

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Notion

Notion  regroupe plusieurs outils en un seul, pour vous permettre de mieux vous organiser au quotidien : prise de note, stockage, to do list, wikipédia interne, ressources ...

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Swile

Swile vous offre une solution pour remplacer le titre-restaurant classique : une "blackcard". Cette carte permet aux collaborateurs de payer leurs repas avec une limite par jour (25 € actuellement). Tous les avantages salariaux peuvent être réunis au même endroit.

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Slack

Slack permet aux entreprises de communiquer plus facilement, et de centraliser outils et messages sur une seule plateforme. 

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Stripe

Stripe permet aux entreprises d'accepter et/ou d'envoyer des paiements à n’importe qui, n’importe où. Stripe vous permet aussi de mieux gérer votre activité en ligne.

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Alan

Alan est un service de mutuelle d’entreprise pour les entreprises et les auto-entrepreneurs. Les collaborateurs s’inscrivent en deux minutes et peuvent tout gérer depuis leurs application web ou mobile.

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Upflow

Upflow vous permet de gérer le suivi de vos factures en temps réel, de la relance au paiement. Upflow vous propose aussi plusieurs tableaux de bord et indicateurs financiers.

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Spendesk

Spendesk est une plateforme de gestion des dépenses d’entreprise : moyens de paiements flexibles,  processus de validation des dépenses, notes de frais automatisées, traitement de factures optimisé ... Spendesk vous permet de contrôler toutes les dépenses de vos collaborateurs sur une seule plateforme.

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Monday

Monday est une plateforme de gestion et d'organisation du travail personnalisable qui vous permet d'améliorer la synchronisation, l'efficacité et la productivité de votre équipe.

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Asana

Asana aide les équipes à organiser leur travail en regroupant le travail de plusieurs collaborateurs au sein d'une plateforme 100% personnalisable. C'est l'idéal pour fluidifier la communication et le travail au sein d'une équipe pour des projets de courtes ou longues durées.

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Trello

Trello vous permet de rassembler vos tâches, vos coéquipiers et vos outils. Trello vous aide à être organisé au quotidien dans votre travail.

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Factorial

Factorial est un logiciel RH qui vous permet d'automatiser les tâches quotidiennes : congés,  absences, stockage de documents, suivi des heures, plannings  ... 

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Ipaidthat

IpaidThat vous permet de collecter automatiquement les factures pour les comparer avec votre banque. Vous pourrez gérer vos finances l'esprit tranquille et vous serez notifié en cas d'oubli. 

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Axonaut

Axonaut vous permet de gérer vos contacts grâce à un CRM simple, suivre vos opportunités en direct, générer vos devis et factures et de vous faire payer en ligne, garder un œil sur votre trésorerie, planifier vos projets ou simplifier votre suivi comptable.

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Pennylane

Pennylane vous permet de gérer au même endroit vos finances et votre comptabilité : ventes, dépenses, trésorerie, comptabilité ...

Connecté à un expert-comptable, l’outil nous permet d’avoir une comptabilité « chaude ». Régler nos factures, transmettre nos justificatifs. La compta, ce n’est déjà pas le plus excitant quand on entreprend, alors pourquoi se compliquer la vie ?

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Café

Café permet à une équipe de créer du lien social au sein d'une organisation. C'est aussi un outil très utile pour les dirigeants d'entreprise pour gérer le télétravail des différents collaborateurs.

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Calendly

Calendly est une plateforme d'automatisation qui vous permet de planifier automatiquement vos réunions avec vos clients, partenaires et collaborateurs. Cette plateforme facilite votre organisation au quotidien dans la gestion de vos rendez-vous et vous permet d'éviter d'innombrables échanges pour trouver le moment idéal.

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Zapier

Zapier vous permet d'automatiser votre travail sur plus de 5 000 applications, afin que vous puissiez avancer plus rapidement. Vous pouvez automatiser et gagner en efficacité en liant toutes vos datas entre différents outils (CRM, Emailing, Contrats, Gsuite ...).

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Pour réussir à optimiser sa gestion administrative, faites d'abord le point. Où j'en suis ? Ai-je déjà mis des actions en place ? De quoi ai-je besoin ? Vous pourrez ensuite vous concentrer sur les différents conseils et outils que nous avons abordés aujourd'hui.

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